¿Cómo implemento exitosamente la firma digital, en mis documentos societarios?
2 mayo 2023
Autora: Ana Domínguez
Actualmente, la firma digital se ha convertido en una gran herramienta para formalizar y suscribir documentos en formato digital. Producto de esto, muchas empresas se unen a la tendencia de reducir el uso de papeles físicos y, gestionar mayormente sus documentos en forma digital.
Diferencia entre la firma digital y la firma electrónica
La Ley No. 126-02 sobre el Comercio Electrónico, Documentos y Firma Digital (ver el artículo 2.i)) establece que la firma digital es “un valor numérico que se adhiere a un mensaje de datos y que, utilizando un procedimiento matemático conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto del mensaje, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave del iniciador y el texto del mensaje, y que el mensaje inicial no ha sido modificado después de efectuada la transmisión.”
En cuanto la firma electrónica, de acuerdo al Reglamento de Aplicación de la Ley No. 126-02 (ver el artículo 1.17), se entiende que es el “conjunto de datos electrónicos integrados, ligados o asociados de manera lógica a otros datos electrónicos, que por acuerdo entre las partes se utilice como medio de identificación entre el emisor y el destinatario de un mensaje de datos o un documento digital y que carece de alguno de los requisitos legales para ser considerado firma digital.”
Destacamos que la Resolución No. 071-19 dictada por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL), considera que la firma digital es equivalente a la firma electrónica avanzada y, que la firma digital segura es equivalente a la firma electrónica cualificada.
Tipos de firmas electrónicas
Existen tres tipos de firmas electrónicas en la República Dominicana:
-Firma electrónica simple: carece de requisitos legales para considerarla como firma digital.
-Firma electrónica avanzada: definida en el artículo 7 de la Resolución No. 071-19.
-Firma electrónica cualificada: definida en el artículo 6.q) de la Resolución No. 071-19.
Según la Resolución No. 071-19 emitida por el INDOTEL la firma electrónica cualificada se considera como la firma digital segura y, es equivalente a la firma manuscrita tradicional.
En adición, la firma electrónica cualificada (o firma digital segura), es la única que se crea mediante un dispositivo cualificado de creación de firmas electrónicas. Además, dicha firma se basa en un certificado cualificado de firma electrónica -el cual emite una entidad de certificación – y, validado por el Instituto Dominicano de las Telecomunicaciones (INDOTEL); lo cual le garantiza un mayor nivel de seguridad.
¿Qué es una entidad de certificación?
La Ley No. 126-02 (ver artículo 2.k)) define a la entidad de certificación como la institución o persona jurídica autorizada, que está facultada para emitir certificados en relación con las firmas digitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro, estampado cronológico de la transmisión y recepción de mensajes de datos, así como cumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.
En la República Dominicana, el INDOTEL aprobó y validó varias entidades de certificación, entre las que figuran la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo, AVANSI SRL y, la Oficina Gubernamental de Tecnologías de la Información y Comunicación (OGTIC).
¿Cómo solicito un certificado cualificado de firma electrónica?
El certificado cualificado de firma electrónica es un archivo de datos que se adjunta al documento electrónico que se desea firmar y, que permite identificar a la persona que está firmando dicho documento electrónico.
Para solicitar este certificado, deberá cumplir con los requisitos de la entidad de certificación y, luego de que validen su expediente, dicha entidad comprobará la identidad del solicitante como persona física y/o como representante de una persona jurídica.
Tras completar el proceso de validación, la entidad de certificación creará las claves necesarias con los dispositivos adecuados y, generará el certificado de firma digital.
Tipos de firmas digitales
La Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo (CCPSD) establece los siguientes tipos de certificados de firma digital:
-Certificado de firma digital para persona física.
-Certificado de firma digital para persona física con responsabilidad institucional o gubernamental.
-Certificado de firma digital para persona física con vínculo institucional o gubernamental.
-Certificado de firma digital para persona física en procedimientos tributarios.
-Certificado de firma digital institucional de sello electrónico QSCD.
Cuando identifique el tipo de firma digital que se ajusta a la necesidad de su empresa o institución, la Cámara agotará el debido proceso para emitir su certificado de firma digital.
Registre en la CCPSD sus documentos societarios con firma digital
Cuando concluya el proceso de obtención y registro de su firma digital, ya podrá utilizarla para firmar digitalmente los documentos societarios de su empresa.
Actualmente en la República Dominicana, sólo la Cámara de Comercio y Producción de Santo Domingo registra los documentos societarios firmados digitalmente. Con esta finalidad, la Cámara requiere que le envíen el documento a registrar vía correo electrónico y, que dicho documento esté firmado totalmente con firmas digitales, es decir, un documento no puede contener firmas en físico y firmas digitales.
Una vez validado por la Cámara, le emitirán la autorización de registro y, deberá realizar el pago presencialmente cuando le entreguen la copia del documento registrado.
Garantice su protección legal, con esta herramienta digital
La firma digital es una vía óptima para agilizar los procesos de su empresa, reducir los costos e incrementar su protección legal, conforme a las exigencias del ordenamiento jurídico dominicano.
Sin embargo, esta herramienta digital aún está en pleno desarrollo en la República Dominicana. Por ende, recomendamos que su empresa obtenga asesoría profesional, para garantizar la exitosa implementación de la firma digital en sus documentos societarios; conforme al marco legal dominicano y a los requerimientos de las instituciones autorizadas.
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